在选定了活动地点，确定了宴会菜单，和活动会场方面、场记、照明师、音响师等商定了适用的房间布局以及各项工作的物流和时间安排之后，还需要再敲定布景和娱乐活动的方案，然后方可签订合同。如果布景工作精细繁复，则还需要考虑搬运安装和拆卸设备的时间，必须了解各个环节的安排，并确保所有安排都井井有条，因为各个方面都都环环相扣，牵一发而动全身。如果布最工作和娱乐设备的安装需要比较大的空间，别人先不要摆放餐桌。计划周详才可以避免无用功。

如果预先不进行周详的考虑和计划，那么失去的不仅仅是时间、精力和金钱，有时甚至令人失去耐心。

首先要考虑你想要营造什么样的氛围以及如何去营造这种氛围，之后制订出相应的物流方案。若想实现这一目标，都有哪些要求? 活动虽然各不相同，但是在一次活动中所学到的经验却可以起到举一反三的功效，你想要营造热情的气氛，还是某种截然不同的感受?

事例

在某个真实城堡的地牢里举办了一次捉鬼主题活动策划。当客人在狭窄、潮湿的地道中艰难地前进时，迎接他们的是黑暗中摇曳的烛光、周围传来的阴森恐怖的声音以及突如其来的闪光。忽然，客人又置身于洋溢着活泼气氛的老式马厩中。活动策划师希望聚会的开场能给人留下深刻的印象，而这一安排确实令所有人难忘。

如果在召开会议期间要举办一个主题活动，可以从客人离开会议室进入酒店房间时就开始烘托活动氛围。如果是万圣节的晚会活动，可以设计无数黑暗中闪光的手掘着活动的请柬递送给客人； 如果是水族馆豪华晚宴，可以在房间里，甚至是充水的浴缸里摆放充气海豚，让海豚拿着请柬；如果是一日轮滑课程，可以为每个房送去一只儿童轮滑鞋，鞋里装着趣味糖果和一张请柬。(第二天，携带儿童的客人可以到服务台用那只请柬轮滑鞋换到一双尺码合适的轮滑鞋。

剩余的轮滑鞋可以捐给慈善机构)

让客人刚刚步人会场就感受到欢快的气氛，从而自然而然产生出某种明盼。首先映人客人眼帘的是什么?是否吸引眼球?是否有人专门负责迎宾工作? 房间内的一切是否已经准备就绪?还是准备工作尚未完成？某酒店举行开业典礼，典礼的时间一拖再拖，而且更改时间的通知还是手写的。按时到达的客人透过百叶窗看到了里面什么都没有准备好，于是只好回去了。房间内的温度如何一太高还是太低?随着到场客人的增加，要对温度进行调整。调低空调的温度时，要多久房间的温度才能降下来?餐饮是否齐备? 食品是否色香味俱全? 是否让人产生食欲? 是否有足够的服务人员? 某活动会场为了表现自己的能力，在一次活动中聘请了低于所需数量的厨师。结果，厨房的工作人员无比慌乱又错误百出。端上桌的河蚌还没熟，两壳还没有张开。自助餐的食物过于复杂不便食用。取餐的客人排着长队，其他食品准备得又不充足。另有一次游艇发布会，旨在展示游艇的新娱乐功能——博彩。游艇上准备了舞曲音乐带。但是来参加活动的客人都是商界人士，第一次见面，彼此不熟悉，又没有带配偶，因

此没人愿意跳舞。游艇上准备的博彩筹码只够每个人玩10分钟左右，而游艇的行程要持续三个多小时，艇上又没有其他的娱乐设施。游艇上的赌博只是为了娱乐，而不是为了赢钱或奖品，因此没有准备更多的筹码。有些客人意犹未尽，想继续玩下去而不得。最后游艇上的食物也吃光了，更是让原本就已尴尬的局面雪上加霜。活动还邀请了电视台来拍摄一些欢快、激动的场面，结果只能不了了之。

|小贴士

如果包租游艇，那么要制订应急方案。某游艇就曾经在中途出现故障，花了几个小对的时间才修好。

将活动的所有环节从头至尾考虑-遍。亲临现场去感受、去查看。你要将客人从步人会场到离开的整个活动过程在头脑中考虑一遍。如何才能做到最好? 将合同中的所有内容细细梳理一遍，确保所有费用都列人预算。在看合同条款，是否符合了各项要求? 相关许可证是否全部办妥? 要进行核查。如果条件允许，最好请人对合同和费用再次核查。所谓旁观者清，别人可能会发现你忽略的问题。如果对费用和策划进行了仔细的研究和改进，那么活动就可以有条不素、一帆风顺。相反，如果仓促地签订了合同，那么在实际活动的费用和组织方面就一定存在着大的风险。