(一)印发资料

  印发宣传资料是展览物资管理工作的组成部分，同时也是展台贸易工作的组成部分，对展出效果有直接影响。宣传资料主要用于展览会之前向目标观众和新闻界寄发，以及展览会期间在展台上散发。宣传资料在展览会之前、之中、之后都有重要的作用。

 1.展览会资料  展出者在准备编印宣传资料之前，可以先了解展览会组织者已安排或将安排编印哪些资料，以避免重复，以充分利用展览会的宣传资料。

  对展出者而言，展览会资料中最重要的可能是展览会目录。正规的展览会都会印制展览会目录。展览会目录是展览会的综合介绍，内容包括展览会性质、目的、内容、规模特点、展出者情况(包括名称、地址、展台负责人姓名、展品、当地代理名称、地址、展出目的等)、场地平面图、组织者有关情况、展出者和展品的分类检索等。专业观众大都会购买此目录。目录对参观者有两个主要作用:一是在展览会前作为参观指南，很多观众习债于先在阅目录再决定参观路线和展台:二是在展览会后作为备在资料，这一个作用最为重要，展览会目录的寿命比展览会长，因此不要轻视目录。但是面向广大消费者的消费品展览会的目录价值并不很大，如果免费刊登展出者情况，展出者可以利用，如果收费则可以放弃。

  会展策划公司展出者可以利用的展览会资料还有展览会海报、参观者手册、航邮手册、张贴、展览会明信片、不干胶标志、场地图、人场券等。《航邮手册》与《参观者手册》内容、尺寸相同，使用轻、薄纸印制，适宜邮寄。这些资料多留有空白处，展出者可以在这些宣传资料.上加印自己的标识，  比如公司商标、公司名称和地址、展馆号、展台号、电话号码等，再寄给自己的客户。

  2.展出者资料  展出者需要编印一些自己的宣传资料。基本资料有展台小册子、公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等。

  展台小册子是展出者的主要资料。展台小册子封面应标明展览会名称、日期、地点以及展台和展馆的位置、号码。小册子内容包括展览会概况、展览会活动安排、展台情况(包括规模、目的、性质、组织者、参展者、地址、展品情况照片、展台人员姓名、展出地代理名称、地址)等，小册子封底可以有标明展台位置的场地平面图、标明展馆位置的交通图等。展览小册子主要用于直接发函和展台散发。公司介绍、产品目录、产品介绍、价格单等可以利用公司现有资料，也可以专门编印，根据需要和条件安排。

  如果是集体展出，集体展出组织者应编印宣传资料，每个参展者也应编印自己的宣传资料。组织者要指导参展者作好宣传资料编印工作，向参展者提供技术指导和支持，并可规定一些统一的要求。

  3.资料编印  宣传资料具有广告作用，为了给潜在客户和新闻界留下良好的和深刻的印象，要强调质量精良。安料编印环节多、周期长，因此要制定资料编印计划。首先要 确定资料种类、内容、数量;其次规定统一的风格、色调标志等，这样更容易建立形象，给人印象更深。最后是制定工作日程，包括收集材料、编写、修改、审核、文字定稿图片定稿、翻译、编排、制版、校对、印刷、装订、运输等时间和截止期。计划时间可以留有一定余地，以备应急，计划日程要严格执行。资料编印预算也要确定，如果有可能，将纸张质量、印刷数量、色彩、格调、尺寸等细节也确定。