新闻媒体刊登展出消息会有良好的宣传效果，不仅可以吸引更多的有价值的参观者，也可以加深客户的印象。然而新闻报道的内容是由记者、编辑决定的，他们一般对不寻常的活动和实物感兴趣，因而展出者必须认识到这种兴趣，并充分利用这种兴趣，向目标媒体提供恰当的信息。

  不同的媒体需要不同的信息。比如，商业类刊物需要知道产品的规格、性能等;经济类刊物却对产品的社会和经济效益比如环保、节能等感兴趣;电视台重视展台、产品的外观是否吸引人;电台希望展台人员能生动地描述产品。要根据媒体的特点从不同的侧面提供信息。

  展览会开幕前，会展策划公司在展出地举办记者招待会，全面介绍展出情况，包括展出目的、展出主题、展出产品、展出者等。招待会上要提供装有全套新闻资料的新闻资料袋。新闻资料袋可以提供给所有有关新闻媒体以及其他有关部门包括工商会、行业协会、政府有关部门等。如果展览会的观众来自不止一个地区，可以考虑在参观者集中的其他地区也举办记者招待会。展览会开幕后，仍要继续开展新闻工作，积极邀请记者参观采访展台。如果有重要活动和贵宾参观，要安排记者采访，继续提供新闻稿。展览会闭幕后，将新闻综合总结寄发有关媒体，并对有关人员发函致谢。新闻工作应制定相应的计划，有计划、有步骤地开展新闻工作有助于提高工作效率和效果。

 (一)新闻稿

  新闻工作的主要特征之一就是编发新闻稿。 新闻稿是展出者提供给媒体的主要的和基本新闻资料，如果质量高、内容新，符合新闻要求，被采用的可能性就大些。 如果展出者预算有限，新闻稿将是最有效的宣传方式。需要注意的是，新闻稿内容必须是新闻媒介感兴趣的，有报道价值的，否则，新闻媒体不可能使用。另外新闻稿的最终读者是目标观众，因此要了解目标观众的兴趣，根据目标观众的兴趣相应安排内容。新闻稿的数量可以根据展出者的规模以及需要决定，大规模的展出者可以多编印一些新闻稿。

  应该了解新闻媒体的出版频率以及截稿期，计算好时间，及时安排邮寄新闻稿。新闻稿不仅可以提供给新闻界，也可以提供给客户。

  (二)新闻图片

  新闻图片是媒体不可缺少的材料。好图片可以衬托新园宣传，好图片比好文章更可能被采用。有关新闻图片的注备事项包括:照片要在原环境中拍摄，要注意照片的可信度:照片最好由新闻或专业摄影师制作，这类摄影师了解媒体对照片内容和规格的要求;照片背面可以附上照片概要、公司地址、登载许可，注明“免费”字样常常有助于编辑采用照片。贸易刊物很少雇佣专业摄影师拍摄照片，因此，就更需要向其提供质量高的图片。

  (三)  新闻资料袋

  成套的新闻资料可以装人资料袋，称作新闻资料袋。新闻资料袋是向媒体提供资料的主要形式。资料袋可以在记者招待会上散发给媒体，可以寄发给媒体，可以放在展览会的新闻中心或放在展台内提供给采访的记者。新闻资料袋的内容主要是新闻资料和展出资料。在记者招待会上提供的资料在记者招待会上提供的资料袋可以装有发言人名单、招待会概要和发言稿。在展台上提供资料袋应装有展出的新产品的材料、展品、公司概要以及重要日期。

  三、记者招待会

  记者招待会是展出者与新闻界人士建立并发展关系的机会，是将展出者情况广泛深人地介绍给新闻界的方式。如果组织得好，记者招待会效果会很好，应充分利用。记者招待会举办成功与否的关键是内容。

  展出者必须有充分的能吸引新闻媒体兴趣的内容，方可考虑举办招待会。记者招待会可以在开幕前也可以在闭幕后召开。开韩前的招待会以介绍展出目的、展出内容为主;闭幕后的招待会则以介绍展出结果、展出者的收获为重点。记者招待会主要邀请新闻界人士参加，也可以邀请重要客户参加。有条件的展出者可以在展览会开幕前1-2个月举行记者招待会。这样，在展览会开幕的专刊上就可能刊登有关展出者的特写和专题。