1.明确座谈会的主题任何一个座谈会的举办，目的性都很明确。有的以教育和警示为目的，有的以交流情感、互相激发为目的，有的以沟通信息、统一思想为目的，也有的以提供平台、解决问题为目的。
2．与会人员的确定确定与会人员应该依据会议的目的。
3．会场布置座谈会的会场要悬挂会标，比如“装备制造企业座谈会”、“迎新春、谋发展座谈会”，揭示会议主题。座谈会应该开得活泼、轻松，与会者畅所欲言，营造一种平等的氛围。因此应当布置一个轻松的环境。座谈会会场的布置可以采用圆形、方形、长方形、椭圆形等围坐式格局，围坐式的布置适合每个人发言，主次位置较模糊。同时可以准备茶水、饮料、糖果、水果，还可以准备纪念品。 
4.发言人的安排座谈会的发言形式一般有两种： 
（1)自由发言。即事先不设定发言人，不规定发言顺序，发不发言、什么时候发言、发几次言均由与会者自己决定。采用这种形式，要求主持人有较强的会场掌控能力，以避免会议冷场。主持人可以采用一些方式调节会议气氛，比如，在开场时先做自我介绍，必要时请与会者做自我介绍，以融洽会议气氛；座谈中，主持人应当鼓励与会者插话和争论；会议结束，主持人应当感谢与会者的光临。 
（2）事先确定几位主要发言者，也可以安排好发言顺序；先由主要发言者发言，再由其他与会者自由发言。