如会议需要较多车辆，而主办者自身车辆不够，则必须调用其他单位车辆或租用车辆。会议车辆的调用（租用）应严格遵循必要和合理的原则。做到既保证会议用车，要符合节俭的原则。

②拟定会议用车纪律
大会主办方也应拟定会议用车纪律，对用车进行规范。大会用车或大会工作机构车要提前预订．并履行必要的审批手续。参加会议人员办理与会议无关的公务和私事不提供车辆。与会议无关的参观、游览，其交通费由个人自理。

③合理调度会议用车
会议秘书部门要会同行政后勤部门安排好会议交通用车。要根据与会人员的身份、规模等确定交通用车。用车能固定的尽可能予以固定，如某一小组乘坐几号大车，哪几个人合用一辆小轿车等，防止差错。这样有利于乘车的有序和人员的安全。交通车辆的安排应以节俭、方便为原则，既要保证会议用车需要，又要注意节约，还要保证行车安全。会议要印发车辆通行证，并应指定专人负责会场周围的交通指挥和管理工作，做到秩序井然。

④加强驾驶人员管理
调度人员要把车辆调度一览表发给每一位司机，并且调提前通知司机用车情况，特别是在原有的安排出现变化的时候。此外，还要合理安排司机的时间，以免疲劳驾驶，发生事故。

⑤意外事故的应急处理
如果车辆在行驶过程中出现因车子抛锚等不能正常行驶的情况，应有备用方案可以采用。除了制定车辆使用备用方案外，在会前应急预案中应涉及关于会议意外交通事故处理方面的内容。一旦发生意外，会议工作人员和相关部门就应启动应急机制，处理好危机。