1．制定现场会方案 大型的现场会必须制定现场会方案。现场会方案包括组织机构、会务准备、会程安排、经费预算等事项。制定现场会方案，一方面可以使现场会的准备工作有领导、有组织、有计划地进行，是现场会成功召开的保证；另一方面也是现场会经费使用的依据。

2．发出会议通知 行政工作会议的通知在会议召开前一个工作日发出即可，因为那是常规的会议，大家心中基本清楚哪一天要开这个会了。动员会的通知提前一两个工作日发出亦可，如果邀请了上级领导，则需再提前一点，因为一般的动员会与会人员多为本单位人员。现场会的会议通知则应根据举办单位、涉及范围、紧急程度来确定。如本单位内部的现场会，或者是紧急现场会，临时通知问题也不大；如举办单位的级别较高，涉及同一系统的不同单位，则要给予与会人员充分的时间做好工作安排，会议通知至少提前一周发出。现场会会议通知除了明确会议主题、时间、地点外，一般还会告知会议的大致议程。

3．制定会议议程 现场会一般包括两大方面的内容：现场参观、会议。有的现场会先参观后开会，也有的现场会先开会后参观。
如果是先参观后开会的现场会，会议的程序如下：
(1)主持人宣布会议开始；
(2)有关人员做经验介绍； 
(3)有关领导和专家对参观内容进行点评； 
(4)有关领导提出工作要求。 
如果是先开会后参观的现场会，会议程序如下： 
(1)主持人宣布会议开始； 
(2)有关人员做经验介绍； 
（3）有关领导提工作要求。

4．安排参观线路、准备参观讲解词 参观是现场会的一个重要环节。参观路线怎么安排、对参观现场讲解得如何，直接影响到参观的效果，重视线路安排和讲解词的写作等准备工作。讲解应抓住重点，突出重点。如果面面俱到，眉毛胡子一把抓，就会影响听众对主要信息的接受，影响讲解的效果。

5.写出领导讲话稿 领导讲话稿应围绕现场会召开的目的、针对典型进行写作，一方面对典型进行分析，另一方面对相关工作提出要求。